Cómo manejar los cambios inesperados del proyecto PMP
La gente, por naturaleza, no se sienten cómodos con los cambios. Nos gusta apegarnos a lo que conocemos, como pedir nuestro plato favorito en un determinado restaurante, porque somos capaces de anticipar los resultados.
Sin embargo, una de las habilidades más importantes que cada gerente de proyecto debe fomentar es la gestión de los cambios inesperados. El cambio es inevitable en cualquier proyecto, ya sea que suceda dentro del equipo del proyecto o desde el exterior, como el cliente u otros inversores. Debido a esto, es importante ponerse de acuerdo sobre los procesos de cambio y otros detalles del proyecto antes de iniciar cualquier cosa.
Sin embargo, muchos MPs no están preparados para los cambios cuando se producen, que suele ser de forma inesperada. La razón es que en lugar de la planificación para el cambio, reaccionan a ella. Aquí hay algunas cosas que debe recordar para ayudarnos a estar preparados cuando se produce el cambio.
Contar con un proceso de gestión del cambio en el lugar
El paso más importante es tener un detallado proceso de gestión del cambio. Si la empresa para la que trabaja o el proyecto que está heredando no tiene uno, es el trabajo del director de proyecto para crear una.Un proceso eficaz de gestión del cambio debe ser capaz de identificar, evaluar y controlar cualquier potencial y aprobado los cambios a lo pactado originalmente para el proyecto. El director del proyecto tiene que ser capaz de entender, que aprueba los cambios, ¿qué pasos se deben seguir para obtener esa aprobación, y qué mecanismos se requieren.
No existen procesos de gestión del cambio para evitar cambios; en cambio, deben ser implementadas para asegurarse de que cada cambio solicitado se toma muy en cuenta por las autoridades involucradas.
Definir el alcance, presupuesto y cronograma para la solicitud de cambio
Cualquier cambio en el proyecto afectará a cualquiera o los tres de éstos. Un inversor puede desear agregar una nueva función para el proyecto. La empresa cliente lo desea, puede disminuir el presupuesto inicial debido a restricciones financieras. Un competidor puede lanzará un producto similar pronto y el proyecto tiene que ser entregado antes de lo previsto. Al tener el alcance, el presupuesto y el cronograma definido, la solicitud de cambio se puede medir con mayor precisión.
Analizar el impacto de la solicitud de cambio al proyecto
Tan pronto como se mide el impacto de la solicitud de cambio, el director del proyecto y todo el equipo debe analizar hasta qué punto se verá afectado el proyecto. Esto debe ser documentado y luego presentó a quien tomará las decisiones finales.
Teniendo en cuenta el impacto previsto del cambio solicitado, decidir si acepta el cambio o no. Por supuesto, también es importante para adquirir la aprobación de la gestión y cualquier otra parte interesada en el proyecto antes de actuar sobre cualquier cosa.
El cambio es algo que cada proyecto no puede evitar. De hecho, hay muy pocos proyectos que no tendrán al menos una modificación hecha por el camino. Lo que es importante es que el director del proyecto sabe cómo manejar el cambio y asegurarse de que el proyecto va por buen camino y se convierte en un éxito a pesar de ella.
Siga estos tres recomendaciones clave para que pueda estar preparado cuando las solicitudes de cambio alcanzaron su proyecto.
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